Branche 01/18

Wenn Zukunft Alltag wird - Mein Kollege der Roboter

Automatisierte Softwarelösung entlastet Mitarbeiter und Kunden

In kurzer Zeit Daten für eine Suchmaschine sammeln oder Wartungsarbeiten an einem vorher festgelegten Termin anstoßen: Mit so genannten Bots, automatisierten Computerskripten, ist dies heute ein Leichtes. In der digitalen Arbeitswelt halten Roboterlösungen immer stärkeren Einzug. Auch innerhalb der Rhenus-Gruppe werden diese seit letztem Jahr bei Rhenus Office Systems eingesetzt.

14 Roboter sind es, deren Lizenz Rhenus im vergangenen Jahr erworben hat, berichtet Christian Schulte-Ontrop stolz. Die Roboter sind keine Maschinen, sondern eine Software, die menschliche Arbeitsschritte imitiert. Robotic Process Automation (RPA), kurz Robotic, nennt sich das. Der Geschäftsführer der Rhenus Office Systems, Spezialist für Dokumenten- und Informationslogistik, betreut ihren Einsatz in Deutschland. Die ersten Softwareroboter wurden im Herbst 2017 in Polen eingesetzt. „Wir haben sowohl bei internen Prozessen als auch als Dienstleister für unsere Kunden erste vielversprechende Erfahrungen gemacht“, sagt Schulte-Ontrop.

Softwareroboter können jegliche Daten aus verschiedenen Systemen erfassen und diese gemäß vorher definierten Regeln verarbeiten. So sind sie in der Lage, Arbeitsprozesse zu beschleunigen und kostengünstiger zu machen. Gleichzeitig gehen die Fehler auf beinahe null zurück. Vorteilhaft ist, dass kein IT-Projekt mit aufwendigen Schnittstellen ins Leben gerufen werden muss. Je nach Komplexität kann eine simple Roboterlösung von einem geschulten Mitarbeiter mit mäßigem IT-Know-how einsatzbereit gemacht werden.

Doch wie sieht RPA genau aus? „Man kann sie sich wie einen virtuellen Mitarbeiter vorstellen. Zunächst muss man ihn einarbeiten und Handlungsanweisungen vorgeben. Also zum Beispiel: Melde Dich im System an! Öffne Datei A! Ist das linke Kästchen angekreuzt, sortiere das Dokument in die Kategorie ‚Rechnung‘! Diese Vorgaben kann der Roboter anschließend selbständig ausführen“, erklärt Schulte-Ontrop. Rhenus hat sich für eine serverbasierte Softwarelösung des Anbieters Kofax entschieden.

Rhenus-Roboter transferieren Daten
Die Roboter eignen sich besonders dazu, standardisierte Aufgaben, die sich regelmäßig wiederholen, auszuführen. „Das sind eher Routineaufgaben mit mittlerem bis hohem Volumen, die zudem fehleranfällig sind“, so Schulte-Ontrop. Etwa: Datensätze übertragen und abgleichen. Die ersten Einsatzgebiete lagen vornehmlich im Bereich der Buchhaltung. Die Aufgabe des virtuellen Kollegen: Stammdaten aus dem operativen System in das SAP-System transferieren und deren Qualität kontrollieren. „Ein Mitarbeiter musste die Datensätze vorher von Hand in das SAP-System eintippen. Das ist sehr aufwendig. Der Roboter zieht sich die Daten selbständig aus dem Ausgangssystem und überträgt diese in das Zielsystem“, berichtet Schulte-Ontrop.

Ein Softwareroboter ist schnell, routiniert, präzise, niemals müde und pausenlos einsetzbar. Einen achtstündigen Arbeitstag kennt er nicht. Christian Schulte-Ontrop: „In der Theorie ist er tatsächlich so produktiv wie viereinhalb Mitarbeiter. Wir sehen die Roboter aber nicht als Ersatz von Mitarbeitern, sondern als Unterstützung. Ein Roboter kann keine selbstständigen Entscheidungen treffen. Die Mitarbeiter sollen von arbeitsintensiven, einfachen Tätigkeiten entlastet werden. So haben sie den Kopf frei, um sich auf ihre Kerntätigkeiten und wertschöpfenden Aufgaben konzentrieren und ihre individuellen Qualitäten einbringen zu können.“

Auch bei Rhenus Data Office in Warschau ist der Softwareroboter im Einsatz, „sowohl in eigenen Prozessen als auch in unserem Business-Process-Outsourcing-Center für externe Kunden, die ihre Geschäftsprozesse durch Roboter unterstützen lassen“, sagt Jacek Dudkiewicz, verantwortlicher Geschäftsführer für das Robotic Competence Center Warschau. Wer sie kennenlernen möchte, den lädt Rhenus regelmäßig zur Informationsveranstaltung „Frühstück mit dem Roboter“ nach Warschau ein.

Einsatz in der Sachbearbeitung und Verwaltung
Der Einsatz im eigenen Unternehmen war für Rhenus nur der erste Schritt. Künftig soll RPA verstärkt den Kunden des Logistikdienstleisters zur Verfügung stehen. Das Interesse ist groß. Ob bei der Rechnungsprüfung, Einkaufsanalyse, Auftragsabwicklung, dem Vertragsmanagement oder der Datenpflege: RPA ist vielseitig einsetzbar.

Besonders bei Logistikern, Banken und Versicherungen, aber auch im Handel, der öffentlichen Hand, bei Automobilherstellern und in der E-Commerce-Branche wird RPA bereits angewendet. Für Versicherungen übernehmen die Roboter etwa Wettbewerbsanalysen, Tarif- und Vertragsverwaltungen und unterstützen bei der Risikoprüfung. Im Bankensektor kann die Software die Einhaltung der Compliance-Vorschriften kontrollieren. Für den Einzelhandel erkennen robotergesteuerte Programme Kundenpräferenzen und unterbreiten passende Kaufangebote.

„Die Robotics-Lösung ist eine hervorragende Möglichkeit, unsere digitale Transformation im Unternehmen zu beschleunigen und uns in ganz neuen Bereichen automatisierter Dienstleistungen zu positionieren und weiterzuentwickeln“, ist sich Christian Schulte-Ontrop daher sicher.

ROBOTIC PROCESS AUTOMATION
Mit Robotic Process Automation (RPA), kurz Robotic, können Unternehmen Prozesse effizient automatisieren und Mitarbeitern wiederkehren-de Tätigkeiten abnehmen. RPA senkt Kosten, erhöht die Qualität und liefert reproduzierbare Ergebnisse. Einer der ersten Anbieter mit einer serverbasierten Roboterlösung war Kofax. Das Unternehmen mit Sitz im kalifornischen Irvine bietet seine Produkte in mehr als 70 Ländern an und ist für 25.000 Kunden tätig.

Mitarbeiterorientierung

RPA

Robotik in Zahlen

  • 1 Roboter erledigt die Arbeitsmenge von 4,5 Mitarbeitern
  • 50 % höhere Produktivität
  • 30 bis 60 % Kostenersparnis
  • 80 % niedrigere Durchlaufzeiten
  • 100 % datenkompatibel
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