Branche 02/17

Mobile Post

easy mailbox tracking

DIGITALE DOKUMENTE AUF ABRUF
Kundenpost, Anträge, Bewerbungen: Täglich flattern Tausende Briefe in die Poststellen großer Unternehmen. Hinzu kommt eine noch viel größere Zahl von E-Mails, die in Info-Mailkonten aufschlagen. Die Sortierung, Verteilung und Bearbeitung von Sendungen und Nachrichten kosten viel Zeit und Ressourcen. Arbeit, die Rhenus Mailroom Services ihren Kunden abnimmt.

Während früher ein fester Arbeitsplatz oder zumindest ein Postfach in einem Unternehmen die Regel war, hat sich dies heute grundlegend verändert: „Den Banker mit Postfach gibt es heute kaum mehr“, berichtet Axel Rautschka, Geschäftsführer der Rhenus Mailroom Services. „Stattdessen gibt es allerorts mobile Arbeitsplätze. Der Mitarbeiter arbeitet dort, wo gerade ein Platz frei ist.“ Hinzu kommt: Mitarbeiter sind häufiger unterwegs oder arbeiten zeitweise von zu Hause aus.

Wie also kommt die Post dann noch zeitnah zum Mitarbeiter? „Dafür braucht es eine digitale Lösung, die wir unseren Kunden anbieten“, verrät Rautschka. Die Rhenus-Tochter übernimmt dabei die Funktion der Poststelle, die sonst der Kunde in Eigenregie betreibt. „Wir sorgen dafür, dass die Post aufbereitet, sortiert sowie bedarfsgerecht digitalisiert wird und anschließend an den richtigen Adressaten gelangt.“

Gleiches gilt für die Bearbeitung von Info-Mailkonten oder nicht unmittelbar einer Person zuzuordnende digitale oder physische Poststücke. Das Kern-Know-how der Rhenus besteht in der regel-basierten und datenbankgestützten Klassifikation von Empfänger-informationen und Inhalten der Poststücke.

Digitalisierung der Post
Sobald die Post im Postamt ankommt, holt diese ein Rhenus-Fahrer ab. Es folgt eine Vorsortierung, denn einige Dokumente wie Briefe an die Geschäftsführung, den Betriebsrat oder die Personalabteilung werden weiterhin per Kurier direkt an die Empfänger in die Abteilungen des Kunden gebracht.

Der größte Teil der Postsendungen wird hingegen von Rhenus digitalisiert. Hierfür steht eine spezielle Software zur Verfügung, mit der die Unterlagen gescannt und über einen Webservice oder im Kundensystem als PDF samt vereinbarter Indizierung bereitgestellt werden. „Der Mitarbeiter kann sich damit von jedem Ort der Welt zu jeglicher Tageszeit einloggen und seine Post bearbeiten.“ Derzeit entwickeln die Spezialisten der Rhenus Mailroom Services zudem eine eigene Weboberfläche, die den Kunden künftig noch mehr Services bieten soll. „Die Rhenus Easy Mailbox wird über Zusatzfunktionen wie Tracking verfügen und dem Kunden per Mail ankündigen, wenn es neue Post in seinem elektronischen Posteingangsfach gibt.“

Rhenus Mailroom Services
Seit über 15 Jahren übernimmt und betreibt Rhenus Mailroom Services Poststellen für ihre Kunden. Die Rhenus-Tochter verfügt über acht Dienstleistungszentren in Deutschland. Darüber hinaus kann die gesamte Postlogistik auch in den Räumen der Auftraggeber durchgeführt werden. Zum Kundenkreis gehören beispielsweise Banken, Versicherungen, Pharma- und Automobilkonzerne.

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Sichten, prüfen, bearbeiten

Neben der Geschäftspost bietet Rhenus Mailroom Services auch die Durchsicht und vollautomatische Sachbearbeitung von Kundenpost an, zum Beispiel die Datenpflege. Denn gerade bei Großunternehmen ist die Postmenge erheblich. Meldet der Kunde einer Versicherung die Änderung seiner Adressdaten, wird dieser Brief eingelesen und die relevanten Daten werden elektronisch an die Versicherung zurückübertragen.

„Unser Mitarbeiter prüft dann, ob die Datenübertragung stimmt und schickt anschließend eine Bestätigung an den Kunden, dass die Adressdaten geändert wurden. Die Versicherung kann sich in der Zwischenzeit auf andere Aufgaben konzentrieren.“ Das intelligente, selbstlernende Rhenus-System kann sogar nach dem Scan des eingegangenen Briefs selbstständig ein Antwortschreiben erstellen, das dem Kunden dann nur noch final zur Durchsicht vorgelegt werden muss.

 

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